Dato: 14 sept 2024
Sted: Parkeringen ved Sætra

Tilstede fra styret:
Øyvind Lohne -styreleder
Car Petter (styremedlem og løypeansvarlig)

1. Velkommen og åpning av møtet
Styret ønsket velkommen og gikk gjennom protokoll for deltakelse. Det ble informert om at styret har hatt både fysiske møter og møter på Teams i løpet av året.

2. Status for skiløyper og løypeavgift
Løypesesongen har vært god med stort sett fine løyper, men det er enkelte utfordringer som må følges opp. Car Petter tok opp at løypeavgiften vil stige noe for neste år, og løypebidraget pr. hytte har blitt økt.

3. Påskearrangement
Styret takket alle som bidro til årets vellykkede påskearrangement, til tross for litt tåke og dårlig vær. Arrangementene var svært vellykkede, og takk til til arrangørene fra Hesthagaberget

4. Kjøretider og veivedlikehold
Kjøretider fungerer stort sett bra i helgene, men det er enkelte hytteiere som ikke følger oppsatte tider. Det er også påpekt at enkelte kjører for fort både sommer og vinter, noe som fører til at veiene blir raskere til «vaskebrett». Dette er vanskelig å løse med en enkel løsning, men oppfordringen til roligere kjøring i fjellet generelt.

5. Økonomisk CRM-system
Det nye økonomiske CRM-systemet fungerer bra, selv om det har hatt noen barnesykdommer. Dette er nå løst. Neste år vil oppfølging skje automatisk med hensyn til purringer, purregebyrer og eventuell inkasso. Dette ble ikke implementert i år, da det ofte kan være små feil med nye systemer.

6. Brøyting og brøytekostnader
Dette var et viktig punkt på agendaen. Brøyting har vært den største og mest økende utgiftsposten, og styret har brukt tid på å diskutere dette med Kjetil. En av hovedgrunnene til økningen er at flere hytteeiere bruker hyttene også på ukedagene, noe som har økt behovet for brøyting utover helger og fellesferier. Styret foreslo tiltak for å redusere kostnadene:

  • Tidligere varsling av behov for brøyting – helst ikke dagen før. Dette gir Kjetil mulighet til å samordne brøytingen bedre.
  • Mer bevissthet rundt unødvendig ekstra brøyting, da dette er dyrt.
  • Dersom disse tiltakene ikke fører til ønsket effekt, vil styret vurdere begrensninger i antall brøytinger pr. sesong, inkludert:
    • Øke antall dager for varsling til 2-3 dager.
    • Begrense brøyting på hverdager unntatt helger og fellesferier.
    • Vurdere et tak på antall brøytinger pr. år inkludert som er inkludert i brøyteavgiften.

Styret ønsker ikke å innføre strenge begrensninger, men vil jobbe med å informere tydelig i forkant av kommende sesong.

7. Økonomi
Regnskapet ble gjennomgått post for post. Hadde vinteren fra 2022 blitt gjentatt, ville foreningen hatt et underskudd på 100 000 kroner. Dette skyldes uforutsigbare kostnader, spesielt brøyting. For å sikre en buffer for uforutsette utgifter, foreslo styret å øke kontingenten til 7000 kroner. Dette ble vedtatt. Økningen i kontigent vil gi foreningen et overskudd på omtrent 136 000 kroner dersom vinterkostnadene blir lik årets.

8. Valg
Ole Christian Corneliussen ble gjenvalgt som kasserer.
Christine Pehrson ble gjenvalgt som sekretær.
Paal Boe Steinberg trer til side etter mange år i styret, men stiller til disposisjon som rådgiver ved behov. Han ble takket for sin innsats.

Det ble åpnet for at en ny person kan bidra med følgende oppgaver:

  • Administrere dugnad for skiløyper.
  • Dialog med løypekjører om hvor det eventuelt er mest behov for bidrag fra hytteeiere.

9. Eventuelt
Det ble nevnt at styret vil sende ut informasjon på SMS til alle medlemmer i etterkant av møtet.

Møtet ble avsluttet med oppsummering av neste års tiltak og takknemlighet for medlemmenes engasjement.